Smartplan

Analyse af Mobexer

Hvis du nogensinde har været ansvarlig for at planlægge arbejdstider, ved du sikkert, hvor kaotisk det kan blive. Her kommer Smartplan ind i billedet som en redningsmand. Jeg har haft mulighed for at rode rundt i denne app, og jeg må sige, den gør livet en hel del lettere for både ledere og medarbejdere. Lad os dykke ned i, hvad der gør denne app så speciel.

Når familiens kalender egentlig er en arbejdsplan

Jeg ser først og fremmest Smartplan som et arbejdsredskab, ikke som en fælles kalender for hjemmet. Det kan dog få betydning dér, hvor vagter styrer hverdagen: En cafémedarbejder, der bor sammen med andre, kan bruge sin arbejdsplan til at finde ud af, om der er tid til at hente børn, dele en bil eller lave aftensmad sammen. Appen er relevant, når man koordinerer omkring skiftende arbejdstider, men den erstatter ikke en kalender, hvor alle familiens private aftaler samles.

Et realistisk eksempel er en medarbejder, der får ændret en vagt op til weekenden. I stedet for at forsøge at huske ændringen og fortælle den videre senere kan medarbejderen tjekke arbejdsplanen og orientere husstanden om, hvornår vedkommende er på arbejde. Det gør ikke hjemmets planlægning automatisk, men det giver et fælles udgangspunkt for samtalen. Jeg ville stadig skrive private aftaler i familiens sædvanlige kalender, så arbejdsplan og fritid ikke bliver blandet sammen.

Arbejdskontoen bør have sine egne grænser

Smartplan er udviklet af Smartplan og henvender sig til arbejdspladser, hvor ledere og medarbejdere skal holde styr på vagter. Derfor bør man tænke på adgang som en del af arbejdspladsens organisering: Medarbejderen bruger sin egen arbejdskonto, mens en leder håndterer planlægningen i den rolle, arbejdspladsen har givet vedkommende. Jeg ville ikke dele en arbejdskonto med familie eller lade andre bruge den til private beskeder og aftaler.

Det er især værd at afklare, hvem der skal kunne se og ændre oplysninger, inden man tager appen i brug på en fælles tablet eller telefon. En delt enhed kan være praktisk i et personaleområde, men den bør ikke få alle til at logge ind under samme bruger. Hold arbejdskontoen adskilt fra personlige konti, og log ud, hvis enheden bruges af flere. Det er en enkel vane, som mindsker forvirring om, hvem der har set en vagt eller foretaget en ændring.

Overblik over vagter og ændringer

Første gang jeg åbnede Smartplan, blev jeg mødt af en enkel og intuitiv grænseflade. Her er der ingen forvirrende knapper eller rodede menuer - alt er lige til, hvilket gør det nemt for brugere på alle niveauer at komme i gang uden problemer. Du kan let se dine skemaer, tilføje ændringer eller give besked til dine medarbejdere med blot et par klik.

Funktioner der gør en forskel

En af de ting, der virkelig skiller sig ud ved Smartplan, er de mange funktioner som gør skemalægningen til en leg. Her er nogle af mine favoritter:

• Automatisk skemalægning: Gør arbejdet for dig ved at foreslå optimale skemaer baseret på medarbejdernes præferencer og tilgængelighed.
• Notifikationer: Hold alle opdaterede med push-notifikationer, når der er ændringer i skemaet.
• Tidsregistrering: Gør det muligt for medarbejdere at stempler ind og ud direkte fra appen, hvilket sparer tid og besvær.

En bedre rytme omkring vagtplanen

Den nyttigste arbejdsgang er efter min mening at bruge skemaet som det fælles referencepunkt og ikke lade ændringer leve videre i løse beskeder. Når en vagt ændres, bør medarbejderen kontrollere den opdaterede plan og derefter bruge den relevante beskedfunktion til at afklare det, der stadig er uklart. På den måde bliver appen ikke endnu en kanal med modstridende oplysninger, men stedet man vender tilbage til for at se, hvad arbejdsplanen siger.

Automatiske forslag kan være et godt udgangspunkt, men jeg ville ikke betragte dem som en færdig plan uden menneskelig gennemgang. En leder skal stadig vurdere, om fordelingen giver mening for den konkrete arbejdsplads, og om medarbejdernes ønsker passer sammen med bemandingsbehovet. Det er et vigtigt kompromis: Forslag kan spare noget rutinearbejde, men de fjerner ikke ansvaret for at kontrollere resultatet.

For medarbejdere er det praktisk at gøre det til en vane at tjekke skemaet, før man lover familien eller kollegerne noget. Hvis man ofte arbejder på skiftende tidspunkter, kan et hurtigt kig efter vagtændringer være mere pålideligt end at gå ud fra, at sidste uges plan stadig gælder. Omvendt er push-beskeder ikke en erstatning for at læse detaljerne; en notifikation fortæller, at noget er sket, mens selve planen hjælper med at forstå, hvad det betyder for ens dag.

Integrationer og fleksibilitet

Hvad er en god app uden muligheden for at integrere med dine andre værktøjer? Smartplan kan let kobles sammen med andre HR- og lønsystemer, hvilket gør det til en perfekt tilføjelse til din eksisterende infrastruktur. Derudover er appen tilgængelig både på Android og iOS, så du kan holde styr på tingene uanset, hvilken enhed du bruger.

Hvor den passer i forhold til andre løsninger

Sammenlignet med et regneark eller en gruppechat er en dedikeret vagtplan-app mest værdifuld, når flere personer skal følge den samme plan, og ændringer ellers let bliver overset. Et regneark kan være tilstrækkeligt for et lille hold med få vagter og en person, der opdaterer planen, men det kræver, at alle ved, hvilken udgave der er den nyeste. En chat gør det nemt at spørge hurtigt, men gamle beskeder kan gøre det svært at skelne mellem en foreslået ændring og en endelig aftale.

Smartplan giver mest mening, når arbejdspladsen allerede har brug for en organiseret måde at dele vagtplanen på. Det er ikke nødvendigvis det bedste valg for en enkeltperson, der bare vil holde styr på sine egne aftaler; dér er telefonens kalender ofte enklere. Og hvis familiens egentlige behov er at koordinere skole, fritidsaktiviteter og private planer, bør man vælge en fælles kalender til det formål i stedet for at forsøge at bruge en arbejdsapp som husholdningens centrum.

Tilpasning til dine behov

En af de ting, jeg virkelig sætter pris på, er appens evne til at tilpasse sig forskellige virksomheders behov. Uanset om du driver en lille café eller en stor virksomhed, kan Smartplan tilpasses, så det passer præcis til din situation. Du kan oprette brugerdefinerede roller, specificere arbejdstimer og endda håndtere ferieanmodninger direkte gennem appen.

Hvem bør bruge den, og hvem bør springe over?

Appen er især oplagt for medarbejdere, der jævnligt skal finde deres vagter, og for ledere, som koordinerer arbejdstider for et hold. Den kan også være nyttig i en husstand, hvor én eller flere har skiftende vagter, fordi en korrekt arbejdsplan gør det lettere at planlægge omkring arbejdet. Men familiemedlemmer, der ikke arbejder på den pågældende arbejdsplads, har ikke brug for en arbejdsrolle for at kunne tale om dagens planer; den del fungerer bedre med almindelig kalenderdeling og direkte aftaler.

Jeg ville også springe den over, hvis man leder efter en privat familieplanlægger, et værktøj til alle slags opgaver eller en kalender, der samler personlige og arbejdsmæssige forpligtelser på lige fod. Smartplans styrke ligger i arbejdsplanlægningen. At holde den rolle tydelig gør det nemmere at vide, hvor man skal lede efter en vagt, og hvor man skal lægge en privat aftale.

Alder, tillid og fælles enheder

PEGI 3 betyder, at aldersmærkningen ikke i sig selv gør appen uegnet for yngre brugere, men Smartplan er stadig et arbejdsredskab, og det er arbejdspladsens sammenhæng, der afgør, hvem der bør bruge den. Jeg ville ikke give et barn adgang til en voksens arbejdskonto for at hjælpe med at holde styr på familiens planer. Det er bedre, at en voksen selv læser sine vagter og deler de relevante tidspunkter hjemme.

På en fælles enhed er tillid også et praktisk spørgsmål: Kan alle se, hvilken konto der er logget ind, og ved den næste bruger, at planen tilhører en bestemt medarbejder? Hvis svaret er uklart, er det sikrere at lade hver medarbejder bruge sin egen adgang på sin egen enhed, når det er muligt. Jeg ville desuden undgå at lade en fælles skærm stå åben med en arbejdskonto, hvis andre frit kan tage enheden.

Version, pris og forventninger

Smartplan er gratis at hente, har en gennemsnitlig bedømmelse på 3,6 fra 143 bedømmelser og er installeret over 50.000 gange. Appen blev udgivet den 17. oktober 2016, den aktuelle version er 1.33, og minimumskravet til styresystemet er 7.1. Den er mærket PEGI 3. Jeg ser tallene som nyttig baggrund, men de fortæller ikke alene, om appen passer til en bestemt arbejdsplads; det afhænger især af, hvordan holdet faktisk lægger og deler vagter.

Inden man baserer sin daglige rutine på den, bør man afprøve den konkrete arbejdsgang med den konto og plan, arbejdspladsen bruger: Kan medarbejderne hurtigt finde deres vagter, opdage ændringer og forstå, hvem de skal spørge, hvis noget ikke stemmer? Det er mere afgørende end at vælge en app alene ud fra en kort beskrivelse. Hvis arbejdspladsen har brug for, at vagtplan, tidsregistrering og lønarbejde spiller sammen, bør lederen også kontrollere, at den valgte opsætning passer til de eksisterende processer.

En praktisk løsning med en tydelig rolle

Jeg må indrømme, at jeg var lidt skeptisk i starten, men efter at have brugt Smartplan i et par uger, kan jeg se, hvor meget tid og energi den sparer. Hvis du vil gøre skemalægning til en leg, så er dette helt klart en app, du bør overveje. Den er ikke bare praktisk, men også utrolig brugervenlig, hvilket gør den til et godt værktøj for enhver virksomhed.

Min anbefaling er dog målrettet: Vælg den, hvis dit hold har brug for et fælles sted til arbejdstider og vagtændringer, og lad en leder afprøve, om arbejdsgangen passer til jeres måde at organisere skemaet på. Brug den ikke som erstatning for familiens private kalender, og del ikke arbejdskontoen for at gøre hjemmets koordinering lettere. Når grænsen mellem arbejdsplan og privatliv er klar, kan appen gøre netop det, den er bedst til: hjælpe medarbejdere og ledere med at holde styr på vagterne uden at gøre hverdagen mere indviklet.