Microsoft SharePoint

Analyse af Mobexer

Jeg synes, det mest interessante ved Microsoft SharePoint på mobilen er ikke, at den prøver at være endnu en komplet kontorpakke, men at den kan give medarbejdere en genvej ind til organisationens egne oplysninger. Når jeg åbner den med et bestemt spørgsmål i hovedet – hvor ligger den seneste vejledning, hvad har teamet delt, eller hvem er ansvarlig for et område? – giver den mest mening som arbejdspladsens indgangsdør snarere end som et sted, hvor jeg udfører alt arbejdet.

En mobil indgang til organisationens viden

SharePoint er en produktivitetsapp fra Microsoft Corporation, og dens styrke ligger i at samle adgang til websteder, nyheder, filer og personer, som er relevante for dig og din organisation. Det lyder enkelt, men i praksis ændrer det måden, jeg leder efter information på: I stedet for at begynde med en mappe eller en bestemt kollegas besked kan jeg starte i organisationens fælles rum og orientere mig derfra.

Det er især nyttigt, når indholdet har en tydelig organisatorisk sammenhæng. En medarbejder kan for eksempel bruge et teamwebsted som fast referencepunkt for procedurer, interne beskeder og fælles dokumenter. Appen er ikke automatisk en løsning på rodede filer eller uklare ansvarsområder; hvis organisationens sider er svære at forstå, bliver mobilen ikke magisk bedre end den underliggende struktur. Men når folk ved, hvor tingene hører til, gør den fælles indgang det lettere at finde rundt.

Sådan fungerer det i en almindelig arbejdsdag

Jeg ville bruge appen til korte opslag og opslagstavleagtige besøg snarere end til lange redigeringssessioner. På vej til et møde kan jeg tjekke en relevant organisationsnyhed, åbne et delt dokument eller se, hvem jeg skal kontakte. Det er en anden rytme end at sidde ved en computer og arbejde sig gennem mange filer: mobilen hjælper mig med at finde det næste relevante sted, mens det egentlige arbejde ofte fortsætter i det værktøj, der passer til opgaven.

Et godt, konkret eksempel er en kollega, der skal besøge en anden afdeling. Før mødet kan vedkommende åbne SharePoint, finde afdelingens fælles side og orientere sig i de seneste oplysninger, som teamet har lagt frem. Hvis der ligger et relevant dokument, kan det åbnes og deles videre i arbejdsgangen. Pointen er ikke, at appen erstatter samtalen eller mødet, men at man lettere kan møde op med den samme grundlæggende information som resten af gruppen.

Et praktisk tip er at tænke over, hvad der bør ligge på et fælles websted, og hvad der blot er en personlig arbejdsfil. Når teamet bruger de fælles sider som stabile landemærker, bliver det nemmere for nye medarbejdere og folk på tværs af afdelinger at finde viden uden at skulle kende den oprindelige afsender. Omvendt kan en side med uklare navne eller mange overlappende dokumenter gøre søgningen mere besværlig end en velordnet mappe, så en smule redaktionel disciplin fra teamet betyder meget.

Hvornår passer SharePoint bedst?

Jeg ville især bruge SharePoint, når jeg skal orientere mig hurtigt i et fælles arbejdsrum uden at kende på forhånd, hvem der ejer hvert dokument. I dette afsnit handler det om, hvordan appens organisationsblik kan gøre den slags opslag mere overskuelige, og hvorfor kvaliteten af teamets struktur stadig betyder noget. Næste afsnit ser nærmere på, hvornår den genvej er mest værdifuld i hverdagen.

Et godt valg, når arbejdet allerede er fælles

Jeg ser den største værdi for organisationer, der allerede bruger Microsofts arbejdsredskaber og har et reelt behov for fælles websteder og intern information. Microsoft 365-integrationen kan give en sammenhængende arbejdsgang: SharePoint kan være stedet, hvor teamet finder materialet, mens OneDrive, Outlook, Word og Excel fortsat udfylder deres egne roller. Det er mere nyttigt end at presse alle opgaver ind i én app, og det gør det lettere at vælge det rigtige værktøj til situationen.

På telefonen er det værd at skelne mellem at finde et dokument og at bearbejde det grundigt. Jeg ville bruge SharePoint til at lokalisere eller åbne materiale, når jeg er væk fra skrivebordet, og gå videre til den relevante Microsoft-app, hvis opgaven kræver længere redigering. Den opdeling er ikke en svaghed i sig selv; den hjælper med at holde mobilappen fokuseret. Men hvis du forventer, at én app skal håndtere al dokumentredigering, projektstyring og kommunikation, kan oplevelsen føles delt mellem flere værktøjer.

Det gør også SharePoint anderledes end en almindelig cloudmappe. En mappebaseret løsning er ofte mere ligetil, hvis dit eneste mål er at gemme og hente dine egne filer. SharePoint er mere relevant, når indhold skal forbindes med et team, en afdeling eller organisationens løbende information. Til gengæld kræver den fælles model, at brugerne lærer, hvor de skal lede; den er ikke nødvendigvis det hurtigste valg til en enkeltstående privat samling af dokumenter.

Begrænsninger, jeg ville tage alvorligt

SharePoint er ikke lige oplagt for alle. Hvis du arbejder alene, sjældent deler materiale eller foretrækker en enkel filbrowser, kan den føles tungere end nødvendigt. Den er også afhængig af, at organisationen har gjort sine sider og oplysninger forståelige. En mobilapp kan gøre adgangen mere bekvem, men den kan ikke løse problemer med forældet indhold, uklare navne eller manglende aftaler om, hvor teamet gemmer ting.

Der er også en praktisk forskel på at kunne finde indhold og at have det ved hånden i enhver situation. Jeg ville ikke planlægge en arbejdsgang, hvor jeg skal stole på, at alt materiale altid er tilgængeligt uden forbindelse; hvis et vigtigt dokument er nødvendigt på farten, er det klogt at åbne det, mens forbindelsen fungerer, og sikre sig, at man ved, hvilken fil der er den rigtige. Det er et lille forberedelsestrin, men det forebygger den velkendte forvirring, når flere versioner ligner hinanden.

Det er værd at afklare med arbejdspladsen, hvordan adgang til de relevante sider og filer fungerer, før man gør appen til sin primære genvej. SharePoint er et organisationsværktøj, ikke en privat notesbog, og værdien afhænger af, at ens arbejdssted faktisk bruger det på en måde, der passer til ens rolle. Hvis kollegerne deler information i helt andre systemer, vil appen ikke samle den kommunikation af sig selv.

Hvem får mest ud af den?

Appen passer bedst til medarbejdere, der ofte skifter mellem steder, teams eller opgaver og har brug for hurtig adgang til organisationens fælles information. Den kan også være nyttig for nye kolleger, fordi et velordnet teamwebsted kan fungere som et kort over, hvor man finder centrale dokumenter og opdateringer. Jeg ville især anbefale den til folk, der allerede arbejder i Microsofts miljø og gerne vil slå noget op eller orientere sig uden først at åbne en computer.

For en lille gruppe med få fælles dokumenter kan en delt mappe og direkte beskeder være mere enkel. For en virksomhed med mange teams kan SharePoint give mere mening, men kun hvis nogen tager ansvar for at holde siderne forståelige. Mit råd er at prøve den med én konkret arbejdsgang – for eksempel at finde afdelingens aktuelle vejledning eller følge fælles nyheder – før man forventer, at den skal blive centrum for alt samarbejde.

SharePoint er gratis at hente, har PEGI 3 og kræver mindst iOS 8.1 eller Android 8.1. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,4 baseret på omkring 34.000 vurderinger, og den er installeret over 10 millioner gange. Den blev udgivet den 23. oktober 2016, og den aktuelle version er 3.42.01. Tallene fortæller mig, at appen har en stor brugerbase, men de er ikke i sig selv et mål for, om den passer til netop din arbejdsplads; det afgørende er, om organisationen bruger SharePoint aktivt og struktureret.

Hvis du vil have et hurtigt svar på, om den er værd at prøve, spørger jeg først: Har mit team allerede sine fælles sider og filer her? Hvis ja, appen kan spare tid, når jeg er på farten. Hvis nej, eller hvis jeg kun vil organisere mine egne dokumenter, ville jeg begynde med et enklere værktøj. Det er netop forskellen mellem en nyttig organisationsgenvej og en app, der bare føjer endnu et sted til arbejdslivet.

Først og fremmest er Microsoft SharePoint en platform, der virkelig skinner, når det kommer til samarbejde. Den er designet til at hjælpe teams med at arbejde mere effektivt sammen, uanset hvor de befinder sig. Jeg brugte den til at dele dokumenter, oprette fælles projekter og holde styr på forskellige opgaver. Det føles næsten som at have et virtuelt kontor lige ved hånden.

En af mine yndlingsfunktioner er muligheden for at oprette og tilpasse teamwebsteder. Det er her, du kan samle alle de nødvendige informationer og værktøjer til dit team. Og lad mig fortælle dig, det er super nemt at navigere i. Med et par klik kan du tilføje dokumentbiblioteker, opgaveopslagstavler og meget mere.

Integrationen med Microsoft 365

En anden stor fordel ved SharePoint er integrationen med resten af Microsoft 365. Jeg kunne lynhurtigt tilgå mine Outlook-filer, bruge OneDrive til at gemme dokumenter og endda samarbejde i realtid med kolleger i Word og Excel. Det sparer enormt meget tid, og det er helt ærligt en game changer, når det kommer til at holde styr på alt det digitale rod.

Lad os ikke glemme den mobile oplevelse. SharePoint-appen til både Android og iOS giver dig mulighed for at arbejde på farten. Jeg har ofte brugt appen til hurtigt at tjekke dokumenter eller få et overblik over igangværende projekter, mens jeg er på farten.

Brugervenlighed og tilpasning

Jeg blev positivt overrasket over, hvor brugervenlig SharePoint faktisk er. Selv for dem, der måske ikke er så teknisk kyndige, er det ret intuitivt at finde rundt i. Og hvis du er lidt af en nørd som mig, vil du elske de tilpasningsmuligheder, der er tilgængelige. Du kan virkelig skræddersy din oplevelse, så den passer perfekt til dine arbejdsmetoder.

Det er også værd at nævne, at SharePoint har en stærk sikkerhed. For mig er det en stor tryghed at vide, at mine data er sikre, især når man arbejder med følsomme oplysninger.

Afsluttende tanker

Alt i alt er SharePoint en imponerende app, der kan gøre en stor forskel i måden, teams samarbejder på. Den tilbyder en omfattende pakke af funktioner, der gør det nemt at holde alle på samme side og sikre, at intet bliver overset.

Hvis du leder efter en måde at forbedre samarbejdet og organiseringen i din virksomhed, så vil jeg helt klart anbefale at give SharePoint et skud. Det kan virkelig være en game changer for din arbejdsdag.