Webex

Analyse af Mobexer

Jeg ville først afklare, hvad det koster at komme i gang med Webex, før jeg overvejede den som fast værktøj til arbejdet. Appen er gratis at hente, så du kan prøve den uden en betaling ved download. Det gør den nem at afprøve til møder og daglig kontakt, men jeg skelner mellem gratis adgang til appen og den samlede løsning, en arbejdsplads eventuelt bruger. Værdien afhænger især af, om kollegerne allerede mødes dér, og om dens værktøjer passer ind i jeres arbejdsrutiner.

Når mødet kun er en del af arbejdsdagen

Det, jeg synes er mest nyttigt ved Webex, er tanken om at samle møder og løbende samarbejde i samme arbejdsgang. Hvis jeg får et spørgsmål før et møde, kan chat være mere passende end at sende endnu en mail; når spørgsmålet kræver fælles gennemgang, giver et møde eller skærmdeling bedre mening. Den slags skift mellem samtale og visning kan spare små afbrydelser, især når et team allerede bruger appen som fælles arbejdssted.

Det kræver dog lidt disciplin. Når møder, beskeder og filer ligger tæt på hinanden, kan vigtig information drukne, hvis alle bruger chatten som arkiv eller sender alt til hele gruppen. Jeg ville aftale en enkel praksis: chat til hurtige afklaringer, møder til emner der kræver samtale, og filer placeret dér, hvor teamet forventer at finde dem igen. Appen kan gøre samarbejdet mere samlet, men den kan ikke selv skabe orden i et team, der mangler fælles vaner.

En realistisk arbejdsdag på mobilen

Forestil dig, at jeg er på vej mellem aftaler og får en besked om et møde, der skal begynde snart. Mobilappen er nyttig, fordi jeg kan gå ind i samtalen uden først at finde en computer. Hvis mødet blot handler om en kort status eller en beslutning, kan det være nok. Hvis jeg derimod skal sammenligne dokumenter, følge flere detaljer på en delt skærm eller skrive længere svar, vil jeg foretrække en større skærm. Mobil adgang er en bekvem reserve og et reelt arbejdsredskab, men ikke automatisk den bedste måde at håndtere enhver opgave på.

Mit praktiske råd er at tænke over, hvad du skal bidrage med, før du deltager fra telefonen. Skal du mest lytte og svare kort, er mobilen oplagt. Skal du præsentere eller holde styr på flere ting på én gang, kan det være klogt at åbne mødet på en computer, hvis du har mulighed for det. Det handler ikke om en svag mobiloplevelse, men om at skærmstørrelse og opgavetype påvirker, hvor let det er at følge med.

Hvem får mest ud af den?

Webex giver mest mening for teams, der har brug for både møder og kontakt mellem møderne, og som kan blive enige om at bruge det samme sted. Projektgrupper, kolleger på forskellige arbejdssteder og medarbejdere, der skifter mellem kontor og hjemmearbejde, kan få en praktisk fordel af at samle samtaler og mødedeltagelse. Hvis din arbejdsplads allerede bruger værktøjet, kan det også være lettere at følge med dér end at forsøge at flytte kolleger over på endnu en tjeneste.

Til gengæld ville jeg ikke vælge det alene, fordi det er gratis at hente. Hvis du kun har brug for et enkelt videomøde i ny og næ, kan en enklere mødeløsning være lettere at få alle med på. Og hvis dit team allerede har en velfungerende chat- og mødeplatform, kan endnu en app skabe dobbeltarbejde: beskeder fordeles på flere steder, og folk bliver i tvivl om, hvor den seneste beslutning ligger. I den situation er værdien ved at skifte mindre end værdien ved at holde fast i en fælles rutine.

Sådan står det i forhold til alternativerne

Sammenlignet med typiske apps til videomøder er Webex interessant, fordi det ikke kun lægger op til at åbne et møde og lukke det igen; chat og samarbejde spiller også en rolle. Det kan være en fordel, hvis arbejdet fortsætter mellem møderne. En mere enkel tjeneste kan dog være bedre til lejlighedsvise opkald, hvor deltagerne bare skal klikke sig ind og tale. Valget bør derfor handle mindre om, hvilken app der har flest muligheder, og mere om, hvor teamet faktisk kommunikerer.

Jeg ville især afprøve arbejdsgangen med en lille gruppe først: hold et møde, del noget relevant, og aftal bagefter, hvor opfølgningen skal foregå. Hvis folk naturligt vender tilbage til samtalen og kan finde materialet igen, passer løsningen måske godt. Hvis de fortsat sender beskeder og filer gennem flere andre kanaler, er det et tegn på, at appen ikke løser jeres egentlige problem. Den test siger mere om praktisk værdi end en lang funktionsliste.

Små valg, der gør samarbejdet lettere

En whiteboard-funktion kan være mere nyttig til at få idéer ud af hovedet end til at skabe et færdigt dokument. Jeg ville bruge den til at skitsere muligheder eller samle input under en samtale og bagefter sørge for, at gruppen ved, hvor den endelige beslutning bliver skrevet ned. På samme måde er skærmdeling bedst, når én person viser noget konkret, mens de andre følger med; hvis alle forsøger at forklare forskellige ting på én gang, bliver mødet hurtigt sværere at styre.

Fildeling i chat er bekvemt, når materialet skal bruges med det samme, men jeg ville ikke lade chatten være den eneste plan for at finde vigtige dokumenter senere. En kort besked med filen kan være god til at få arbejdet videre, mens teamet stadig bør have en aftalt placering eller navngivning, hvis materialet skal genbruges. Det er et lille skel, men det forebygger den velkendte jagt gennem gamle samtaler efter den version, alle faktisk arbejdede på.

Hvad jeg ville undersøge før et skifte

Før jeg gjorde Webex til standard, ville jeg spørge teamet, hvor mødeinvitationer kommer fra, hvordan folk finder de rigtige samtaler, og hvad der sker med opfølgningen efter et møde. Kalenderforbindelse og påmindelser kan hjælpe med at holde styr på aftaler, men kun hvis teamets mødevaner er tydelige. Hvis invitationer stadig sendes på flere måder, eller beslutninger havner i private beskeder, løser en ny app ikke den organisatoriske del.

Jeg ville også afprøve appen på de enheder, jeg faktisk bruger, frem for kun at vurdere den ved et hurtigt kig. Webex er angivet til enheder med mindst version 11 af operativsystemet, så det er værd at kontrollere kompatibiliteten, inden man regner med at kunne installere den på en ældre enhed. Appen er udviklet af Cisco Systems, Inc. og ligger i virksomhedsværktøjskategorien; den er beregnet til samarbejde, ikke til at erstatte alle arbejdets øvrige systemer.

Brugervenlighed og Interface

En af de første ting, jeg bemærkede ved Webex, er dets rene og intuitive interface. Når du først åbner appen, får du et simpelt dashboard, der ikke overvælder dig med for mange funktioner på én gang. Det er som at tage en dyb indånding og finde ro midt i et hektisk mødeplanlægningsmiljø.

Navigationen er ret ligetil. Der er en nem adgang til at starte eller deltage i møder, og det er nemt at finde kontaktpersoner og chatte. Interface-designet gør det virkelig let at komme i gang, selvom du ikke er en teknisk guru.

Funktioner, der Skiller sig Ud

Så hvad kan Webex tilbyde, som skiller sig ud fra de andre spillere på markedet? For det første er videokvaliteten imponerende. Jeg har været i møder, hvor jeg kunne se hver eneste detalje, som om jeg sad i det samme rum med mine kolleger.

Derudover har appen nogle smarte værktøjer som skærmdeling, whiteboard-funktioner og muligheden for at dele filer direkte i chatten. Det føles som om, at hele kontoret er tilgængeligt lige ved hånden, uanset hvor du befinder dig.

Integration og Samarbejde

En anden fantastisk funktion ved Webex er dens evne til at integrere med andre værktøjer. Jeg har været i stand til at koble det sammen med min kalender og få påmindelser om kommende møder. Dette har virkelig hjulpet med at holde styr på min tidsplan.

Der er også samarbejdsfunktioner, der gør det let at arbejde på projekter sammen med andre. Muligheden for at arbejde i realtid med teammedlemmer, selv når de er miles væk, er en game-changer.

Mobiloplevelse

Jeg var også nysgerrig efter, hvordan Webex ville klare sig på mobilen. Jeg må sige, at appens mobilversion er ret robust. Selv når jeg var på farten, havde jeg ingen problemer med at deltage i møder eller sende vigtige beskeder. Det er super praktisk, når du er ude af kontoret, men stadig har brug for at holde forbindelsen.

Konklusion

Til syvende og sidst, om du er en erfaren professionel eller en nybegynder i den digitale samarbejdsverden, har Webex noget at byde på for alle. Det er en omfattende løsning, der kan forbedre din arbejdsdag betydeligt. Hvis du leder efter en pålidelig app til møder og samarbejde, kan det være værd at tage et kig på Webex.

Så hvorfor ikke give det et skud? Hvem ved, det kan måske blive din nye yndlingsapp til samarbejde.

Et udbredt valg, men ikke automatisk det rette

Appen har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,2 ud fra omkring 31.000 vurderinger, og den er installeret over 10 millioner gange. Det fortæller mig, at mange har prøvet den, men popularitet afgør ikke, om den passer til netop din arbejdsplads. Jeg ville bruge de tal som baggrund, ikke som erstatning for en prøve med de kolleger, du faktisk skal samarbejde med.

Den er mærket med en PG-klassificering og blev udgivet den 12. september 2014. For mig er det mindre vigtigt end den konkrete hverdag: Kan deltagerne komme ind i mødet, følge det delte indhold og finde den efterfølgende samtale? Hvis svaret er ja, har appen en klar rolle. Hvis ikke, er det bedre at forenkle jeres arbejdsgang end at insistere på endnu et værktøj.

Min vurdering af værdien

Jeg ville anbefale Webex til et team, der ønsker et fælles sted til møder og løbende kontakt, og som er villigt til at aftale nogle enkle spilleregler for chat, filer og opfølgning. At appen er gratis at hente gør det let at undersøge, om den fungerer for jer, men det er ikke i sig selv et argument for at skifte fra en løsning, teamet allerede bruger godt.

Hvis du primært har brug for lejlighedsvise videoopkald, eller hvis din arbejdsplads har valgt en anden platform, ville jeg holde mig til det, der allerede fungerer. For et team, hvor møder, beskeder og fælles materiale hænger sammen, er Webex derimod værd at prøve. Jeg ville starte med én konkret arbejdsrutine og lade den afgøre, om appen fortjener en fast plads på telefonen.