Power Apps

Analyse af Mobexer

For mig er Power Apps først og fremmest interessant som en mobil indgang til virksomhedens egne arbejdsgange. Den kan hjælpe, når en medarbejder skal udføre en bestemt opgave væk fra skrivebordet, men dens værdi afhænger af, om arbejdspladsen har gjort den relevante løsning tilgængelig. Jeg ville derfor ikke installere den i forventning om en færdig pakke med personlige noter, huskelister og planlægning. Først bør man vide, hvilken arbejdsopgave den skal understøtte.

Hvorfor den virksomhedsbestemte app er pointen

Min vurdering er, at Power Apps især giver mening for teams, der allerede arbejder med Microsofts forretningsværktøjer og har brug for, at en bestemt proces fungerer på telefonen. Den kan være praktisk til en medarbejder, der registrerer et besøg, følger op på en opgave eller slår en intern arbejdsgang op, mens dagen er i gang. Men hvis du leder efter en færdig pakke med almindelige værktøjer til noter, opgaver eller privat planlægning, er det sandsynligvis ikke den løsning, du håber på.

Styrken er adgang til virksomhedens egne arbejdsgange

En mobil indgang, ikke en komplet løsning i sig selv

Power Apps er en virksomhedsapp fra Microsoft Corporation. Dens centrale idé er, at medarbejdere kan bruge forretningsapps fra mobilen i stedet for kun at være afhængige af en computer eller en manuel proces. Den konkrete oplevelse formes dermed i høj grad af de apps og arbejdsgange, organisationen stiller til rådighed.

Det betyder også, at to personer kan få meget forskellige oplevelser. Hvis din arbejdsplads har bygget en enkel app til en tilbagevendende opgave, kan den føles målrettet og nyttig. Hvis der ikke er nogen relevant løsning at åbne, er der ikke meget i selve mobilappen, der kan erstatte et almindeligt sæt produktivitetsværktøjer. Det afgørende er ikke bare appen på telefonen, men om din organisation har gjort en bestemt arbejdsgang klar til dig.

Den skelnen er værd at kende, før du installerer den og forventer at finde et personligt dashboard med velkendte funktioner. Power Apps er knyttet til arbejdsbrug og til de løsninger, der er sat op i din organisation. Den er derfor bedst vurderet som en mobil adgang til interne værktøjer, ikke som et selvstændigt alternativ til en opgaveliste eller en almindelig notesapp.

Som gratis app i virksomhedskategorien er den let at prøve, og aldersmærkningen er PEGI 3. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,4 baseret på omkring 44.000 vurderinger, og den er installeret over 10 millioner gange. Det viser en bred anvendelse, men fortæller ikke i sig selv, om din arbejdsplads har den opsætning, der gør appen nyttig for dig. Til den beslutning bør du først finde ud af, hvilken konkret arbejdsgang du forventes at bruge den til.

Sådan mærkes det i hverdagen

Forestil dig, at du arbejder ude hos kunder eller bevæger dig mellem forskellige afdelinger. Du får en opgave, der kræver, at du registrerer et resultat, før du går videre. Hvis organisationen har lavet en relevant Power Apps-løsning, kan telefonen blive det sted, hvor du åbner den og håndterer den arbejdsgang, der ellers ville vente, til du sad ved en computer. Den praktiske gevinst er mindre afhængighed af at huske oplysninger og føre dem ind senere.

Det er en fordel, der ofte bliver overset: mobil adgang handler ikke kun om at kunne se information. Den kan også ændre, hvornår arbejdet bliver gjort. En registrering, der gennemføres på stedet, kan være lettere at knytte til den konkrete situation end en note, man skriver efterfølgende. Det er især værdifuldt for tilbagevendende opgaver, hvor virksomheden ønsker, at medarbejderne følger samme fremgangsmåde.

Omvendt bør du ikke regne med, at appen automatisk giver en ensartet eller intuitiv proces. Den oplevelse, du møder, afhænger af den løsning, du skal bruge, og af hvordan den passer til jobbet. Hvis en formular eller arbejdsgang er vanskelig at navigere i, bliver den ikke nødvendigvis enkel, blot fordi den åbnes på en mobilskærm. Når du prøver appen, er det derfor nyttigt at vurdere den konkrete opgave: Kan du finde det rigtige værktøj hurtigt, og passer arbejdsgangen til den situation, hvor du skal bruge den?

Jeg ville også afklare på forhånd, om appen er en del af din arbejdsplads’ normale måde at håndtere opgaven på. Hvis kolleger fortsat bruger forskellige metoder, kan det være uklart, hvor den færdige registrering skal ende, eller hvilken kanal der gælder som den officielle. Det er ikke et problem, man løser ved at installere en mobilapp; det kræver, at arbejdsgangen omkring den er forståelig.

Et godt match til opgaver, der følger dig ud af kontoret

Power Apps giver mest mening, når den bruges til en konkret, tilbagevendende arbejdsopgave, og medarbejderen ofte er væk fra sin computer. Det kan for eksempel være en medarbejder, der besøger forskellige lokationer og skal følge virksomhedens fastlagte proces på stedet. I stedet for at samle små informationer i egne noter og senere overføre dem, kan medarbejderen bruge den arbejdsgang, organisationen har gjort tilgængelig i appen.

Den bedste gevinst er ikke nødvendigvis, at alt går hurtigere. Den kan lige så godt være, at færre detaljer går tabt mellem selve arbejdet og den efterfølgende registrering. Hvis et team tidligere har været afhængigt af, at medarbejderne husker at samle oplysninger op senere, er mobil adgang en mere direkte måde at forbinde handlingen med registreringen på. Det er en konkret forbedring, men kun hvis løsningen passer til det sted og tidspunkt, hvor arbejdet udføres.

Et godt råd er at teste appen med den opgave, den faktisk skal understøtte, frem for at vurdere den ud fra et hurtigt kig på startskærmen. Prøv at følge hele forløbet: Find den relevante løsning, gennemfør arbejdsgangen, og se om resultatet er forståeligt for den næste person, der skal bruge det. Hvis medarbejderen stadig må skifte mellem flere kanaler for at afslutte samme opgave, er den mobile indgang måske kun en del af løsningen.

En realistisk arbejdsdag viser både gevinsten og friktionen

Tænk på en medarbejder, der besøger en afdeling og skal notere, at en tilbagevendende opgave er udført. Hvis virksomhedens løsning er tilpasset netop den registrering, kan medarbejderen åbne den på telefonen, følge den fælles proces og afslutte arbejdet, mens detaljerne stadig er friske. Senere kan en kollega, der følger op, møde en registrering frem for en løs besked eller en håndskrevet huskeliste. Det er en nyttig arbejdsgang, fordi den samler handling og dokumentation tættere på hinanden.

Men jeg ville ikke antage, at telefonen altid er det bedste sted at gennemføre hele processen. Hvis opgaven kræver, at man gennemgår mange oplysninger eller sammenligner flere ting på én gang, kan en større skærm være mere behagelig. Brug mobilen til den del, der passer til situationen på stedet, og lad være med at presse en lang eller uklar proces ind i en hurtig registrering. Den forskel er vigtig: mobil adgang bør gøre det relevante trin lettere, ikke gøre alle arbejdsopgaver mobile for enhver pris.

Hvor friktionen opstår

Den væsentligste begrænsning er, at Power Apps ikke kan kompensere for en uklar eller dårligt tilpasset arbejdsgang. Det er let at forveksle adgang med nytte: En app kan være installeret, uden at den løser det problem, medarbejderen faktisk står med. Hvis din virksomhed ikke har en relevant løsning klar, eller hvis du ikke ved, hvilken du skal bruge, vil oplevelsen føles tom eller forvirrende snarere end produktiv.

Der er også en forskel på en mobil proces og en proces, der blot er flyttet over på en mobilskærm. En arbejdsgang med mange trin eller oplysninger kan være besværlig, hvis den ikke er tænkt til situationer, hvor man arbejder hurtigt eller står et andet sted end ved et skrivebord. Jeg ville derfor spørge den ansvarlige for løsningen, hvilken opgave den er beregnet til, og hvad man gør, hvis den ikke passer til den konkrete situation.

Power Apps er heller ikke den oplagte erstatning for de almindelige alternativer i alle tilfælde. Til personlige noter, en enkel huskeliste eller en lille gruppe uden en fælles virksomhedsproces vil en standardapp til noter eller opgaver ofte være mere ligetil. Sådanne værktøjer kræver ikke, at man først finder ud af, hvilken intern løsning der er sat op. Power Apps står stærkere, når virksomheden har brug for, at medarbejderne arbejder efter en fælles, virksomhedsspecifik arbejdsgang.

Den sammenligning er vigtig, fordi “kan bruges på mobilen” ikke er nok til at gøre apps udskiftelige. En almindelig opgaveliste er ofte bedre til at organisere dit eget arbejde. Power Apps er mere relevant, når det handler om at bruge en løsning, der er knyttet til virksomhedens måde at udføre en bestemt opgave på. Hvis du prøver at bruge den som en universel planlægger, vælger du sandsynligvis det forkerte værktøj til behovet.

Hvad du bør afklare før første arbejdsopgave

Hvis appen åbner uden en løsning, der giver mening for dig, er det mest nyttige næste skridt ikke at prøve tilfældige muligheder, men at spørge din leder eller den person, der administrerer virksomhedens apps. Bed om navnet på den løsning, du skal bruge, hvilken opgave den dækker, og hvordan du kan se, at registreringen er afsluttet korrekt. Det gør det også lettere at finde ud af, hvem der kan hjælpe, hvis processen stopper midtvejs.

Spørg samtidig, om den mobile arbejdsgang er den forventede måde at udføre opgaven på, eller blot en ekstra mulighed ved siden af en computerbaseret proces. Det er især relevant, hvis flere medarbejdere deler ansvaret: En fælles metode giver kun værdi, hvis alle ved, hvor de skal registrere resultatet, og hvem der skal handle på det bagefter. Et kort afklarende spørgsmål kan spare dig for at føre samme information ind flere steder.

Hvis opgaven foregår et sted, hvor du ikke altid kan koncentrere dig om skærmen, så prøv løsningen i en rolig situation først. Lær, hvor den relevante arbejdsgang ligger, og hvilke trin der kræver særlig opmærksomhed. Det er ikke en garanti for, at alle situationer bliver problemfri, men det hjælper dig med at skelne mellem en udfordring ved selve processen og usikkerhed om, hvor du skal begynde.

Hvem får mest ud af den?

Jeg vil anbefale Power Apps til medarbejdere, der har en tydelig grund til at bruge virksomhedens løsninger fra en telefon, især når arbejdsdagen foregår flere steder. Den er også relevant for teams, hvor en fælles proces betyder mere end individuel frihed til at organisere oplysninger på hver sin måde. I de tilfælde kan en mobil virksomhedsapp være en mere passende kanal end private noter eller beskeder, som hver medarbejder selv skal holde styr på.

Jeg ville derimod springe den over, hvis du bare ønsker en færdig app til almindelig personlig produktivitet, eller hvis din arbejdsplads ikke kan fortælle dig, hvilken opgave den skal løse. Den passer heller ikke nødvendigvis til dig, hvis du foretrækker enkle, generelle værktøjer frem for organisationens egne arbejdsgange. Det er ikke en kritik af appens formål; det er en påmindelse om, at dens værdi afhænger af sammenhængen på arbejdspladsen.

Som gratis app i virksomhedskategorien er den let at prøve, og den er beregnet til alle fra tre år. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,4 baseret på omkring 44.000 vurderinger, og den er installeret over 10 millioner gange. Den har været udgivet siden 28. april 2016, og den aktuelle version er 3.26092.10. Android-enheden skal køre version 7.0 eller nyere. Det gør det nemt at vurdere de grundlæggende krav, men det mest nyttige spørgsmål er stadig, om din virksomhed har en løsning, du faktisk skal bruge.

Min samlede vurdering er derfor positiv, men tydeligt afhængig af arbejdspladsens opsætning. Microsofts app kan være et praktisk bindeled mellem en virksomhedsproces og medarbejderens mobil, især når registrering eller opfølgning skal ske ude i den virkelige arbejdssituation. Jeg ville anbefale den til den kollega, der har fået en konkret løsning at bruge, men ikke til nogen, der forventer, at installationen alene skaber en bedre arbejdsgang. Power Apps er bedst, når der er en bestemt opgave på den anden side af åbneknappen.