BD

Analyse af Mobexer

Jeg ser BD som et arbejdsredskab, der først giver mening, når det bliver en fast del af den måde, du planlægger og udfører jobbet på. Det er ikke en app, jeg ville installere bare for at have endnu et ikon på telefonen. Til gengæld kan den være praktisk, hvis din arbejdsdag hænger sammen med Saint-Gobain Group, og du ofte har brug for at have virksomhedens eget værktøj ved hånden i stedet for at skifte mellem løse noter, beskeder og browserfaner.

BD hører til i kategorien virksomhedsapps og er gratis at hente. Den er målrettet en PEGI 3-brugergruppe, så aldersmærkningen er ikke en barriere for almindelig brug. Jeg synes især, at den korte vej fra telefonens startskærm til arbejdsrelaterede oplysninger er appens vigtigste idé. Den gør ikke nødvendigvis hele arbejdsdagen enklere af sig selv, men den kan samle et stykke af arbejdsgangen på et sted, hvor du allerede har telefonen med dig.

Sådan passer BD ind i en mere rolig arbejdsdag

Start med arbejdsgangen, ikke med appen

Min anbefaling er at begynde med at se på, hvad du faktisk gør, før du åbner appen. Hvilke oplysninger leder du efter igen og igen? Hvornår opstår der ventetid? Hvilke ting ender som screenshots, beskeder til kolleger eller hurtige noter, som senere er svære at finde? Hvis du ikke svarer på det først, risikerer BD bare at blive endnu et sted, du skal huske at kontrollere.

Jeg ville derfor bruge den i et enkelt system med tre trin: først registrerer jeg det, jeg skal huske, derefter placerer jeg det i den rigtige arbejdssammenhæng, og til sidst beslutter jeg, hvornår jeg følger op. Den tilgang er mere nyttig end at trykke rundt uden et formål. En virksomhedsapp fungerer bedst, når den understøtter en eksisterende vane i stedet for at forsøge at erstatte hele din planlægning.

Et realistisk eksempel er en arbejdsdag, hvor du er på farten og bliver bedt om at undersøge noget senere. I stedet for at stole på hukommelsen kan du åbne BD med det samme, finde det relevante arbejdsområde og bruge oplysningerne som udgangspunkt for næste skridt. Når du senere sidder ved en computer, kan du samle op på det, der stadig kræver mere tid. Den lille forskel er, at opgaven ikke først skal rekonstrueres fra en løs besked eller en krøllet seddel.

Jeg ville dog ikke bruge appen som eneste planlægningsværktøj til alle typer opgaver. Kalenderaftaler, lange projektplaner og dyb dokumentation kan stadig være bedre placeret i de værktøjer, der er bygget til netop det. BD giver mest værdi som et arbejdsnært kontaktpunkt, ikke som en universel erstatning for kalender, mail, dokumentarkiv og opgavestyring.

Fang oplysninger, mens situationen stadig er frisk

En af de mest brugbare vaner er at reagere på information, når den opstår. På en byggeplads, i en butik, under et kundebesøg eller mellem to møder er det sjældent realistisk at vente, til man sidder ved sin faste arbejdsstation. Her kan telefonen være den mest naturlige indgang, og BD kan fungere som den hurtige forbindelse til virksomhedens arbejdsmateriale.

Mit råd er at holde registreringen så enkel som muligt. Hvis du opdager, at du bruger lang tid på at formulere hver enkelt note eller lede efter den perfekte placering, bliver systemet hurtigt for tungt. Skriv eller registrér først det nødvendige, og lav derefter en kort oprydning, når du har ro. Det er en vigtig balance: hurtig opsamling nu, bedre struktur senere.

Et konkret trick er at skelne mellem en oplysning, der skal bruges med det samme, og en oplysning, der kun skal gemmes til senere. Den første bør føre direkte til en handling, mens den anden bør få en tydelig sammenhæng, så du kan genkende den igen. Hvis du blander de to, kan en app med mange arbejdsrelaterede indgange føles lige så uoverskuelig som en fyldt indbakke.

Jeg ville også undgå at bruge screenshots som primær metode til at gemme information fra BD. Et billede kan være hurtigt, men det er vanskeligere at søge i, sværere at opdatere og nemt at misforstå, når du ser på det flere dage senere. Brug i stedet appen som den aktuelle kilde, og gem kun en separat note, hvis du har brug for at huske en konkret opfølgning.

Organisér efter beslutninger og ikke kun efter emner

Det er fristende at sortere alt efter brede emner som kunder, produkter eller afdelinger. I praksis får jeg mere ud af at spørge: Hvad skal jeg gøre med denne information? Skal jeg kontakte nogen, kontrollere noget, vende tilbage senere eller blot kende svaret, når en kunde spørger? Den beslutning gør det lettere at gå fra opslag til handling.

Hvis du arbejder sammen med andre, er det også værd at aftale en fælles måde at bruge BD på. En person kan opfatte appen som et sted til hurtige opslag, mens en anden forventer, at den skal indeholde hele historikken for en sag. Den forskel skaber frustration, selv når appen fungerer korrekt. En kort intern aftale om, hvad der skal registreres hvor, kan derfor være mere værd end en lang introduktion til alle muligheder.

Jeg kan især lide tanken om at bruge appen som et fælles referencepunkt, men kun hvis teamet ved, hvornår oplysningerne skal tjekkes. Arbejdsinformation kan ændre betydning, når en sag udvikler sig. Derfor bør du ikke automatisk antage, at en gammel note eller et tidligere opslag stadig er det rigtige svar. Gå tilbage til den aktuelle kilde, når beslutningen har konsekvenser for en kunde, en ordre eller en kollega.

Gør brugen til en gentagelig rutine

BD bliver mere nyttig, hvis du kobler den til bestemte tidspunkter i dagen. Jeg ville for eksempel åbne den ved dagens begyndelse for at få overblik over det, der er relevant, bruge den undervejs som arbejdsreference og afslutte med en kort kontrol af de ting, der kræver opfølgning. Det behøver ikke være en lang session. Det vigtige er, at du ved, hvornår appen skal indgå i din rytme.

En god rutine bør også have et klart stop. Hvis du fortsætter med at lede efter mere information uden at omsætte den til en beslutning, bliver appen en form for udsættelse. Når du har fundet det, du skal bruge, så luk opgaven eller skriv næste handling ned. På den måde bliver BD en del af et arbejdssystem og ikke bare en digital opslagstavle.

Jeg ville begynde med én tilbagevendende arbejdssituation. Det kan være morgenforberedelse, kundekontakt eller afslutning af en opgave. Når den vane fungerer, kan du udvide brugen. Det er bedre at have én stabil arbejdsgang end fem halvfærdige rutiner, som du kun følger, når du har god tid.

Appens nuværende version er 27.2.0, mens den har været tilgængelig siden 16. december 2014. For mig fortæller det, at BD har haft en lang levetid som arbejdsrelateret app, men det ændrer ikke behovet for at vurdere den ud fra din egen hverdag. En ældre app kan være velkendt og stabil for en målgruppe, men stadig føles mindre fleksibel, hvis du forventer moderne projektstyring eller meget personlig tilpasning.

Hvor den kan gå i stå

Den største begrænsning er efter min mening ikke nødvendigvis selve appen, men afhængigheden af en bestemt arbejdskontekst. Hvis du ikke er en del af det miljø, BD er lavet til, vil værdien sandsynligvis være lav. En gratis installation gør ikke en virksomhedsapp relevant for alle. Jeg ville derfor kun vælge den, hvis mit arbejde faktisk overlapper med dens formål.

Der kan også opstå friktion, hvis du forventer, at den skal være din komplette personlige produktivitetsplatform. Jeg ville ikke vælge BD som førstevalg til avancerede opgavelister, omfattende projektplaner, privat økonomi eller generel notetagning. Her findes der normalt værktøjer, som er bedre til at prioritere, tildele, filtrere og følge op på komplekse forløb.

En anden udfordring er skiftet mellem telefon og andre arbejdsredskaber. Hvis du finder vigtig information i appen, men udfører resten af arbejdet i mail, på en computer eller i et internt system, skal du have en klar metode til at føre opgaven videre. Ellers bliver BD kun første stop, og du kan stadig miste overblikket bagefter. Jeg ville derfor altid afslutte et opslag med at spørge mig selv, hvor næste handling hører hjemme.

På en lille skærm kan det desuden være mindre behageligt at gennemgå meget indhold end på en computer. Telefonen er god til hurtige beslutninger og opslag, men ikke altid til længere læsning eller sammenligning af mange detaljer. Hvis du mærker, at du zoomer, scroller og skifter frem og tilbage uden at komme videre, er det et tegn på, at opgaven bør flyttes til et større arbejdsredskab.

Jeg ville også være opmærksom på arbejdsforholdene omkring brugen. På farten, i støj eller med handsker er enhver mobil arbejdsgang sværere end ved et skrivebord. Derfor bør du på forhånd vide, hvilke oplysninger du typisk skal bruge, så du ikke først skal lære hele strukturen at kende midt i en travl situation. Den bedste mobilrutine er den, der reducerer beslutninger, når tiden er knap.

Hvem får mest ud af BD?

Jeg synes, BD passer bedst til medarbejdere, der allerede arbejder i en Saint-Gobain Group-relateret sammenhæng og har brug for hurtig adgang til deres arbejdsunivers fra en mobil enhed. Den kan også være relevant for personer, der bevæger sig mellem lokationer og ikke altid sidder foran den samme computer. Her er fordelen ikke nødvendigvis flere funktioner, men at arbejdsinformationen følger med i en form, der er praktisk i øjeblikket.

Den er mindre oplagt for en privat bruger, der bare leder efter en almindelig huskeliste, kalender eller noteapp. I den situation ville jeg vælge et værktøj, der er designet til personlig planlægning, fordi det typisk vil være lettere at tilpasse til egne projekter og vaner. BD bør vælges på grund af arbejdsrelevansen, ikke fordi den er gratis eller har et kort navn.

Appen har en gennemsnitlig vurdering på 3,6 fra omkring et hundrede bedømmelser og omkring tredive skrevne anmeldelser. Jeg læser det som et tegn på, at oplevelsen ikke er entydig for alle. Det passer også med min egen vurdering: en specialiseret virksomhedsapp kan være meget nyttig i den rigtige arbejdsgang, men føles begrænset, hvis du forsøger at bruge den uden for den sammenhæng, den er tænkt til.

Den har over ti tusinde installationer, hvilket placerer den som et forholdsvis målrettet værktøj snarere end en app, alle telefonbrugere naturligt vil få glæde af. Det er ikke et problem i sig selv. For mig er det vigtigere, om den løser et konkret behov, end om den har bred appel.

Min vurdering af den daglige værdi

Efter min gennemgang er BD mest interessant som et fast led i en arbejdsrutine. Dens styrke ligger i at gøre virksomhedens arbejdsrelaterede indhold mere tilgængeligt, når du ikke sidder ved din normale arbejdsplads. Den kan hjælpe med at forkorte vejen fra spørgsmål til næste handling, især hvis du på forhånd har besluttet, hvad du leder efter, og hvordan du følger op bagefter.

Jeg ville installere den, hvis jeg var en del af den organisation og ofte havde brug for mobil adgang til dens arbejdsinformation. Jeg ville springe over, hvis jeg kun havde brug for en generel produktivitetsapp. I det tilfælde vil en almindelig note-, kalender- eller opgaveløsning sandsynligvis give bedre kontrol over personlige projekter.

Det vigtigste råd er at starte småt: vælg én konkret arbejdssituation, brug BD konsekvent dér, og vurder efter nogle arbejdsdage, om den faktisk sparer tid eller mindsker gentagne opslag. Hvis den gør, kan du bygge flere vaner ovenpå. Hvis den ikke gør, er det bedre at ændre arbejdsgangen end at tvinge appen ind overalt.

Samlet set er BD et nøgternt valg for den rigtige bruger. Saint-Gobain Group står som udvikler, appen er gratis, og den kan køre på Android fra version 7.0. Det gør den tilgængelig for mange ældre enheder, men den reelle beslutning handler ikke om telefonens alder. Den handler om, hvor tæt dit arbejde ligger på appens formål. For den rette medarbejder kan den være en praktisk genvej i hverdagen; for alle andre er den sandsynligvis bare endnu en app, der ikke løser det egentlige problem.

Ofte stillede spørgsmål