Booksy Biz: For Businesses

Analyse af Mobexer

For mig begynder vurderingen af et værktøj til en lille servicevirksomhed med et enkelt spørgsmål: gør det dagens arbejde mere overskueligt uden at gøre kundernes oplysninger eller mine egne rutiner sværere at styre? Booksy Biz er lavet til virksomheder, der arbejder med bookinger, og det gør appen relevant for blandt andre frisører, skønhedseksperter og massører. Jeg ville dog se den som et arbejdsredskab, der kræver omtanke omkring de oplysninger, man lægger ind, ikke som en automatisk løsning på alle administrative opgaver.

Hvem får mest ud af en samlet arbejdsgang?

Jeg kan især se værdien for en selvstændig behandler, der bruger meget af dagen på kundeaftaler og gerne vil holde kalender og kundearbejde samlet på mobilen. Hvis du ofte skal tjekke, hvem der kommer næste gang, eller finde relevante oplysninger før en behandling, kan en dedikeret virksomhedsapp være mere praktisk end en almindelig kalender blandet med noter og beskeder. Gevinsten afhænger dog af, om du faktisk vil bruge appen som en fast del af din rutine.

En realistisk situation kunne være, at du afslutter en behandling, har en ny kunde på vej og samtidig skal finde et ledigt tidspunkt til en tilbagevendende kunde. Når aftalerne ligger i en virksomhedsorienteret kalender, slipper du for at skifte mellem flere personlige systemer og forsøge at huske, hvor den seneste ændring blev skrevet ned. Jeg ville stadig kontrollere kalenderen, før jeg lover en tid, især hvis flere personer eller andre værktøjer også indgår i virksomhedens planlægning.

Oplysninger, jeg ville håndtere med omtanke

Kundeadministration kan gøre en personlig service lettere, men den betyder også, at man bør være bevidst om, hvilke oplysninger der er nødvendige at notere. Mit råd er at holde kundedata relevante for arbejdet og undgå at skrive følsomme eller overflødige detaljer ind, bare fordi der er plads til dem. Det er en enkel vane, som gør det nemmere at holde orden og begrænse, hvad man selv skal administrere.

Jeg ville også gøre det til en fast rutine at afslutte arbejdsdagen med at tjekke de kommende aftaler og rette eventuelle fejl, mens dagens beskeder stadig er friske i hukommelsen. Det handler ikke om en særlig funktion, men om at bruge kalenderen konsekvent: et bookingværktøj hjælper kun, hvis oplysningerne i det afspejler den aftale, kunden faktisk har fået. Hvis du arbejder alene, kan den kontrol være hurtig; i en virksomhed med flere hænder bliver fælles vaner endnu vigtigere.

Hvad den erstatter – og hvad den ikke nødvendigvis erstatter

Sammenlignet med en almindelig kalender er Booksy Biz målrettet virksomheder, der håndterer kundeaftaler, frem for privat planlægning. Det kan være en fordel, når booking og kundearbejde fylder meget, men en simpel kalender kan stadig være det bedre valg, hvis du kun har få aftaler og ikke har brug for et særskilt forretningsværktøj. På samme måde kan en notesbog føles hurtigere for nogle, men den kræver, at du selv holder styr på ændringer og samler oplysningerne.

Jeg ville ikke vælge appen alene med forventningen om, at den automatisk løser alle dele af driften. En mobil løsning kan samle arbejdsgange, men den kræver stadig, at du indfører aftaler rigtigt, holder data ajour og finder ud af, hvilke funktioner der passer til din måde at arbejde på. Hvis du allerede har et system, som både du og kunderne bruger uden problemer, bør du først overveje, om et skift reelt vil gøre hverdagen enklere.

Vælg med blik for arbejdsgang og omkostninger

Appen er gratis at hente, men der kan være køb i appen, og betaling gennem Play kan ligge fra 205 kroner til 999 kroner. Derfor ville jeg undersøge de aktuelle vilkår og vurdere, hvilke dele af løsningen virksomheden faktisk har brug for, før jeg bygger arbejdsgangen op omkring den. Det er især vigtigt for en ny eller lille virksomhed, hvor en tilbagevendende udgift skal give mening i forhold til den tid, den sparer.

Booksy Biz er udviklet af Booksy International sp. z o.o. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,6 baseret på omkring 29.000 bedømmelser, og den er installeret over en million gange. Det fortæller mig, at mange har taget appen i brug, men popularitet kan ikke afgøre, om den passer til netop din kalender, kundetype eller måde at drive forretning på. Jeg ville derfor først afprøve, om dens tilgang føles naturlig i en almindelig arbejdsdag.

Appen har en PG-klassificering, blev udgivet den 22. maj 2014 og findes i version 26.02.0900 med Android 8.0 eller nyere som minimumskrav. For mig er de oplysninger praktiske, hvis jeg skal vurdere, om enheden kan køre appen, men de siger ikke i sig selv noget om, hvor nemt det er at flytte en eksisterende arbejdsgang. Den del bør man tænke igennem, før Booksy Biz bliver stedet, man regner med til dagens aftaler.

Det, der virkelig skiller sig ud ved Booksy Biz, er dens omfattende funktionaliteter. Her er nogle af de funktioner, jeg fandt mest nyttige:

• Aftalebooking – Med et par klik kan dine kunder booke tider, og du kan nemt holde styr på alle bookinger i en overskuelig kalender.
• Kundeadministration – Appen giver dig mulighed for at opbevare detaljerede kundedata, så du kan give en personlig service, hver gang de kommer forbi.
• Betalingsløsninger – Glem kontanter og besværligt betalingsudstyr. Booksy Biz integrerer betaling, så du kan modtage betalinger direkte gennem appen.
• Marketingværktøjer – Få dine kunder tilbage ved at sende påmindelser, tilbud og andre meddelelser direkte fra appen.

Når kundedata og beskeder indgår i den daglige arbejdsgang, ville jeg selv bruge et øjeblik på at overveje, hvad der er nødvendigt at gemme, og hvordan appen passer ind i virksomhedens rutiner. Det er også værd at være realistisk om, hvor mange af funktionerne du vil bruge: en kalender og kundehåndtering kan være centrale for én behandler, mens betalings- og markedsføringsværktøjer måske ikke passer til alle. Jeg ville starte med de dele, der løser et konkret problem, frem for at ændre hele arbejdsgangen på én gang.

Derudover er appen tilgængelig på både Android og iOS, hvilket betyder, at uanset hvilken enhed du bruger, kan du få adgang til alle dine data når som helst.

For en virksomhed, hvor flere personer skal følge samme plan, er det særlig vigtigt at gøre det tydeligt, hvem der holder kalenderen opdateret, og hvornår ændringer skal registreres. Det er ikke nok, at et værktøj kan samle aftaler, hvis medarbejderne fortsat holder hver deres private noter ved siden af. Hvis du derimod arbejder alene, kan det være lettere at indføre én fast rutine og hurtigt se, om den sparer dig tid.

Jeg ville også tænke over, hvordan appen passer sammen med kundernes foretrukne måde at booke på. Nogle kunder ønsker at ordne en aftale digitalt, mens andre hellere vil tale direkte med virksomheden. En god arbejdsgang skal kunne rumme begge slags henvendelser, så man husker at føre aftaler fra andre kanaler ind i kalenderen. Det er en lille detalje, men den kan være forskellen på en kalender, man stoler på, og en, man stadig skal dobbelttjekke mod flere steder.

Enkel og intuitiv opsætning

Det første, jeg bemærkede ved Booksy Biz, var hvor let den var at sætte op. Fra det øjeblik, jeg downloadede appen, blev jeg guidet gennem en brugervenlig opsætningsproces, der fik mig i gang på ingen tid. Det er virkelig en app, der er skabt med brugeren i tankerne, og det gør en stor forskel for travle professionelle, der ikke har tid til tekniske problemer.

En overskuelig start er nyttig, men jeg ville stadig tage opsætningen i et tempo, hvor jeg kan kontrollere virksomhedens oplysninger og arbejdsgang, før jeg begynder at bruge appen som eneste holdepunkt. Det kan være fristende at skynde sig videre, når man vil have kalenderen klar, men det betaler sig at sikre, at de grundlæggende valg passer til den måde, kunder faktisk bestiller på. Så bliver det lettere at opdage tidligt, om løsningen passer til virksomheden.

Brugervenlighed i topklasse

Ingen gider en app, der er svær at bruge, og det har udviklerne af Booksy Biz tydeligvis forstået. Navigationen er glat, og alt er designet til at være så intuitivt som muligt. Jeg oplevede ingen forsinkelser eller nedbrud, hvilket er et stort plus, når man er afhængig af teknologien i sin daglige drift.

Det er dog værd at skelne mellem en app, der føles enkel at navigere i, og en arbejdsgang, der er enkel at holde ved lige. Hvis du tager imod aftaler både mundtligt og digitalt, kræver det stadig disciplin at samle dem på ét sted. Jeg ville derfor vælge et fast tidspunkt til at gennemgå kalenderen frem for at stole på, at alle ændringer ordner sig selv.

Support når du har brug for det

En anden ting, jeg satte pris på, var den fremragende kundesupport. Der er en omfattende FAQ-sektion for at hjælpe dig med at løse almindelige problemer, og hvis du har brug for mere hjælp, kan du altid kontakte deres supportteam, som er hurtige til at svare.

Jeg havde et par spørgsmål under opsætningen, og jeg blev positivt overrasket over, hvor hurtigt og venligt supportteamet reagerede. Det er altid rart at vide, at der er nogen klar til at hjælpe, hvis man skulle løbe ind i problemer.

Hvis du overvejer at flytte en etableret virksomhed over i appen, ville jeg skrive de vigtigste spørgsmål ned først: hvordan du vil håndtere eksisterende aftaler, hvilke kundedata du faktisk behøver, og hvilke dele af arbejdsgangen du ønsker at samle. Så bliver det lettere at vurdere, om svarene gør overgangen overskuelig. For en virksomhed med få aftaler kan en enkel løsning være rigeligt, mens en travl kalender kan gøre et mere samlet værktøj relevant.

Afsluttende tanker

Samlet set er Booksy Biz en app, der lever op til forventningerne og lidt til. For alle, der driver en servicebaseret virksomhed, er det en uundværlig ressource, der kan spare tid og reducere stressniveauet. Med sine alsidige funktioner, brugervenlighed og stærke support, er det en app, jeg varmt kan anbefale til alle, der ønsker at forbedre deres forretningsdrift.

Min anbefaling er dog mest relevant for dig, der faktisk vil samle bookinger og kundearbejde i et virksomhedsrettet værktøj. Hvis du kun har enkelte aftaler, foretrækker papir eller allerede har en løsning, som fungerer godt, er der ingen grund til at skifte alene for at få en ny app. Og fordi kundedata er en del af arbejdsgangen, ville jeg holde oplysningerne relevante og være omhyggelig med, hvem der bruger virksomhedens enhed og konto.

Så hvis du leder efter en måde at strømline dine operationer og imponere dine kunder, så giv Booksy Biz et skud. Det kan meget vel være den bedste beslutning, du træffer for din virksomhed i år.